规章制度

鲁远校字[2019]16号

曲阜远东职业技术学院

会议管理规定

（试行）

为规范会议程序，提高学院决策管理能力和办事效率，保证各项管理工作规范、高效、有序进行，特制定本规定。

一、会议召集原则

1.  高效原则。会议召集应确有必要，注重实效，主题鲜明，准备充分。

2.  精简原则。尽量缩短会期和控制会议规模，能会下协调解决或其他方式解决问题的尽量不开会议。中层以上参加的会议原则上一周不超过两次，紧急情况除外。

3.  节约原则。会议要厉行节约，严禁铺张浪费。

二、会议通知

1.  会议由召集部门负责下发通知，学校固定的多部门联合的例会不再单独通知。

2.  会议通知应包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人员、需带资料等。

3.  会议召开时间和地点如有变动，负责通知的部门应提前4小时至一天通知与会人员。（特殊情况除外）

三、会前准备

1.  会议准备包括议题、议程、主持人、记录人、将要下发的文件、发言材料，对会议进程的预测和对策。

2.  会议召集者就议题准备充分的资料、信息，拟就议程及时间分配，确定好主持人。

3.  与会人员接到通知后就议题认真准备好言简意赅的发言材料。

4.  会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。

四、会议议程

1.  会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。

2.  会议主持人应紧紧围绕议题按照议程主持会议，确保会议总时间不变，尽量不超时。

3.  会议主持人要及时做出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。

4.  与会人员均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求简短、切题，举止文明大方。

五、会议纪要

1.  会议记录员要在会议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录。

2.  会议记录员要在会议结束后24小时内整理好原始记录，形成会议纪要，交由主要负责人签发。

六、会议室的使用和管理

1.  为有效利用资源，需要在公共会议室举行的会议，应提前2天通知学院办公室，由学院办公室统一协调，确定时间并及时反馈会议召集单位。

2.  会议室使用过程中，要爱护会议室的公共物品，保持会议室卫生清洁，桌椅及物品摆放整齐。

3.  行政楼公共会议室由学院办公室负责日常管理，包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等，业务部门使用后，要对会议场所进行清扫，保持卫生整洁。

七、会议纪律

1.  院部门负责人例会原则上不准顶替，确有特殊原因需调换参会人员，需经主要领导同意后方可，否则按无故不参会处理。

2.  会议开始前参会人员本人需要签到，如不能按时到会应提前向会议主持人履行请假手续。

3.  参会人员不允许迟到、早退，中间有急事需要离开会场应向会议主持人请假。

4.  会议期间手机关机或置于振动位置，如遇紧急事情应示意主持人到会场外接听。

5.  会议发言要言简意赅，节约发言时间。

6.  参会人员应集中精力，注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止争论。

八、违纪处理

1.  与会人员对会议内容负有保密义务，对于泄密人员学校根据产生的影响或造成的损失追究当事人责任。

2.  参会人员迟到、早退与工作出勤迟到、早退累计处理；无故缺席按工作出勤旷工处理。具体由会议主持人提报材料，分管院领导签字，报人事部门备案，在月度工资中扣发。

九、其他说明

1.  本规定适用于学校例会、多部门联合会议的情形。

2.  本规定由学院办公室负责解释，自文件下发之日起执行。

     二〇一九年五月九日

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